Asikkalan kunnan henkilötietoja sisältävät rekisterit
Verkkosivua päivitetään.
Alle on listattu kunnan normaalissa toiminnassa yleisesti muodostuvat henkilötietoja sisältävät rekisterit, joita kunta itse ylläpitää. Huomioitavaa on, että tilapäisesti kunnassa voi olla myös muita henkilötietoja sisältäviä rekistereitä. Lisätietoja rekistereistä saa kunkin palvelualueen johtajalta tai hänen nimeämältään rekisterin pitäjältä.
Asianhallintajärjestelmää ja sen julkista asiarekisteriä käytetään hallinnollisten asioiden hoitoon. Asioiden kirjausta, käsittelyä ja päätöksentekoa varten käsitellään vain tarpeellisia henkilötietoja (tietojen minimointi). Henkilötietojen käsittely perustuu viranomaisen lakisääteiseen velvoitteeseen:
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 §25
- Kuntalaki 410/2015
- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1996
Henkilöltä itseltään pyydettyjä ja/tai muualta lakiin perustuvan oikeuden vuoksi saatuja tietoja käsitellään vain asianomaista käyttötarkoitusta varten. Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.
Henkilötietojen tietolähteitä ovat asianosaiset (kuntalainen / asiakas), yhteisöt, viranomaiset ja luottamushenkilöt. Tietoja täydennetään valmistelussa ja päätöksenteossa. Rekisteriin voidaan tallettaa vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Osa käsiteltävistä asioista on salassa pidettävää ja näiden asioiden näkyvyyttä ja käsittelyä hallitaan käyttöoikeuksilla. Henkilötietoihin tai osiin niitä on pääsy käyttöoikeuksien kautta niillä kunnan/ työyksikön työntekijöillä, jotka suoraan työssään tarvitsevat tietoja hoitaakseen lakisääteisen velvoitteensa. Asikkalan kunnan tietojärjestelmissä tietojen käyttöoikeudet sekä tietojen näkyvyys määräytyvät työntekijän työtehtävän mukaisesti.
Tietojen luovutetaan siihen oikeuttavan lainsäädännön perusteella. Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille. Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Viranhaltijapäätökset ja kuulutukset julkaistaan kunnan verkkosivuilla lain mukaisesti.
Tietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä että paperisia henkilötietoja. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmät ja ohjelmistot on suojattu käyttöoikeuksin. Tietojen käyttöä voidaan valvoa lokitietoja tarkastelemalla. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietojen tietoturvallinen ja tietosuojan mukainen käsittely on ohjeistettu.
Tietoja säilytetään lainsäädännön sekä annettujen valtakunnallisten ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Henkilötiedot, jotka ovat tarpeettomia, poistetaan välittömästi. Henkilötiedot, joiden poistaminen perustuu rekisteröidyn oikeuteen poistaa tietonsa tai oikeuteen perua suostumuksensa, poistetaan välittömästi. Kunta ei käytä tietoja profilointiin tai muuhun automaattisen käsittelyn päätöksentekoon.
Kameravalvonnan tarkoituksena on Asikkalan kunnan kiinteistöjen, omaisuuden ja turvallisuuden valvonta. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjän julkisen vallan käyttämiseksi. Työnantaja saa toteuttaa kameravalvontaa, jos tarkkailun tarkoituksena on työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen, tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvonta tai turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.
- EU tietosuoja-asetus 679/2016
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004
- Työturvallisuuslaki 738/2002
- Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 609/1986
Rekisteriin tallentuu kuvaa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat kameroiden valvonta-alueella. Kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu valvontakameran tiedot, kuvan tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Kameravalvontaa ei ole ulotettu alueille tai tarkoituksiin, jotka on kielletty laissa Yksityisyyden suojaksi työelämässä 759/2004 § 16.
Valvonnassa syntyneitä tallenteita saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten tarkkailua on tehty. Emme luovuta kameravalvonnan rekisterin tietoja säännönmukaisesti kenellekään. Luovutamme tietoja poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, esimerkiksi rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön. Rekisterin tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tallenteita säilytetään pääsääntöisesti 45 vuorokauden ajan.
Asikkalan kunta viestii monikanavaisesti. Käytämme sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia kansalaisia. Tärkeistä asioista kerromme aina Asikkalan kunnan nettisivuilla.
Kunnan kohdentaessa viestintää sosiaalisen median käyttäjille kunta toimii sosiaalisen median palveluntarjoajan kanssa yhteisrekisterinpitäjänä. Kunta määrittelee kohdennettua viestintää tehdessään kohdeyleisön parametrit ja sosiaalisen median palveluntarjoaja käyttää sosiaalisen median käyttäjien henkilötietoja viestinnän kohdentamiseen. (Kuntaliitto)
Sosiaalisen median palveluilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Asikkalan kunnalla on käytössä seuraavat sosiaalisen median palvelut:
Microsoft Teams on viestintä- ja yhteistyöalusta, jota Asikkalan kunta käyttää muun muassa kokouksien järjestämiseen. Teams on osa Microsoftin tuottamaa pilvipalvelukokonaisuutta.
Teamsin rekisterinpitäjiä ovat Asikkalan kunta ja Microsoft, eli Asikkalan kunta toimii Microsoftin kanssa yhteisrekisterinpitäjänä. Henkilötietojen käsittely Teamsissa on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Microsoftin tietosuojatiedot
Asikkalan kunnan Teams-kokouksissa tallentuu seuraavia tietoja: profiilikuva, videokuva, ääni, chat-keskustelut ja IP-osoite.
Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja tallentuu Teamsiin, kun liityt kokoukseen. Käyttäjän palveluun lähettämät viestit yms. säilyvät, kunnes pääkäyttäjä tai käyttäjä itse ne poistaa. Voit pyytää poistamaan viestisi tai henkilötietosi ottamalla yhteyttä Asikkalan kunnan kirjaamoon, josta pyyntösi lähetetään eteenpäin.