Tietosuoja, rekisteröidyn, yksilön oikeudet

Rekisteröidylle on kerrottava muun muassa 

• kuka rekisterinpitäjä on 
• mitä tarkoitusta varten rekisteröidyn henkilötietoja tarvitaan 
• kuinka kauan henkilötietoja tarvitaan
• luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin tai siirretäänkö niitä ETA-maiden ulkopuolelle 
• miten rekisteröity voi käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiaan 
• rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvista riskeistä

Tietosuoja

Tietosuojalla tarkoitetaan yksilön (rekisteröidyn) yksityisyyden suojaamista. Henkilötietojen asianmukainen käsittely vahvistaa rekisteröidyn henkilön oikeuksia sekä lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. 

Tietosuojatyön tavoitteina on korostaa henkilön oikeutta valvoa omien henkilötietojensa käsittelyä sekä tuoda läpinäkyvyyttä henkilötietojen käsittelyyn. 

Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on 

• käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
• käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
• kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
• kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden 
• päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä 
• säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. 

Asikkalan kunnan palveluissa tietosi ovat suojattu, eikä niitä luovuteta eteenpäin muihin kuin lakisääteisiin velvoitteisiin perustuen. 

Rekistereihin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.  

Jos haluat tarkistaa tietosi kunnan rekistereistä, pyydä sitä rekisterin pitäjältä, palvelualuejohtajalta tai tietosuojavastaavalta (Juha Leppialho, juha.leppialho@asikkala.fi)  

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja tietosuojaan liittyvistä asioista löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta. 

Asikkalan kunnan henkilötietoja sisältävät rekisterit

Tähän on listattu kunnan normaalissa toiminnassa yleisesti muodostuvat henkilötietoja sisältävät rekisterit. Huomioitavaa on, että tilapäisesti kunnassa voi olla myös muita henkilötietoja sisältäviä rekistereitä. Lisätietoja rekistereistä saa kunkin palvelualueen johtajalta tai hänen nimeämältään rekisterin pitäjältä. 

Keskushallinto; Heidi Huldén, heidi.hulden@asikkala.fi

• Dynasty: sopimushallinta, viranhaltijapäätökset, kokoushallinta
• Dynasty Cloud Meeting: sähköinen kokousalusta luottamushenkilöille
• Väärinkäytösten ilmoituskanava: anonyymi ilmoituskanava, henkilötiedot jäävät vain ilmoittajan niin halutessaan
• Promid: työajanseuranta
• Kuntarekry: rekrytointijärjestelmä
• Populus: HR-järjestelmä
• Oma Vero: taloushallinto
• Raindance: taloushallinto
• VTJ: käyttöoikeuksien jakaminen väestötietojärjestelmään

Kasvatus- ja opetuspalvelut; Petri Haapanen, petri.haapanen@asikkala.fi   

• Dynasty: oppilas- ja henkilöstöpäätökset 
• Koski: Valtakunnallinen tietovaranto oppilasmääristä, oppilaiden opintosuorituksista ja tutkintotiedoista  
• Opintopolku:  
• Valpas: Oppivelvollisuuden seuranta- ja valvontapalvelu 
• Promid: Työajanseuranta
• Päikky; erillinen tietosuojaseloste 
• Kela 
• Varda: Kansalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettavat tiedot 
• Valssi: Varhaiskasvatuksen laadullinen arviointijärjestelmä 
• Kelmu: Etuustietopalvelu, josta kunta pääsee näkemään KELAn tekemät  perustoimeentulon päätökset
• Visma- verkkopalvelu Primus ja Wilma, jota käytetään esi- ja perusopetuksessa ja lukiokoulutuksessa. Oppilaita koskevat tiedot arviointi, poissaolot, oppilaan tukeminen, tehostettu henkilökohtainen opintosuunnitelma 
• MunSchool: Koululaiskuljetusjärjestelmä 
• AURA: Opiskeluhuollon kirjaamisjärjestelmä 
• Hellewi: Koulujen kerhoihin ilmoittautumisohjelma 
• Office365: Oppilas- ja henkilöstön käyttöoikeudet ja sähköposti
• Vakuutusyhtiö: Tapaturma ja vahinkoilmoitukset 
• Lukuvuoden päätös palkitut (excel) 
• Lukioon valitut opiskelijat (excel) 
• Työelämään tutustuminen: Osallistujaluettelo (excel) 
• Leirikoulun tai vastaavan toiminnan järjestäminen: Osallistujaluettelo (excel)
• MOVE:  
• Waltti 
• Kuntarekry: Henkilöstön rekrytointi  
• Populus: Palvelualueen henkilöstöä koskeva tietojärjestelmä 
• Cloudia: Hankintakilpailutus
• EduZef: Oppilaille ja henkilöstölle suoritettavat seudulliset ja kuntakohtaiset kyselyt 
• Turvakamerat: määrittelyt oikeudet turvakameroiden katsomiselle 
• päivityksessä 
• Kouluhallinnon järjestelmä Inschool MultiPrimus tietosuojaseloste
• Päikky kokonaisuus (ID 25355) (003) tietosuojaseloste

Tekniset palvelut; Aki Tiihonen, aki.tiihonen@asikkala.fi  

• Dynasty  
• Lupapiste 
• Oma vero 
• Populus 
• Kuntarekry
•  Cloudia 
• Behm-projektipankki 
• Jamix 
• KuntaNet 
• Digi ja väestötietoviraston VTJ-ohjelma
• YLVA ympäristönsuojelun tietojärjestelmä 
• NOTTO maa-aineslupajärjestelmä 
• Kevätkatselmus 2023- toimenpiteet (excel) 
• Saarikiinteistöjen jätevedet (excel) 
• Ranta- ja pohjavesialueiden kiinteistötiedot Asikkala (excel)
• Keltalahden jätevedet (excel) 
• Valvontaohjelman toimenpidetaulukko 2023 (excel) 
• Seurojen ja yhdistysten yhteystietoja (excel) 
• Keskeneräiset asiat ( kehoitukset yms.) (excel) 
• Raindance,myyntireskontra
• Vesikanta, vesi- ja jätevesilaskutuksen asiakkaat 
• Venepaikkojen vuokraajat listaus 

Hyvinvointipalvelut; Matti Kettunen, matti.kettunen@asikkala.fi  

• PARent; Etsivän nuorisotyön asiakashallintajärjestelmä
• PARty; Nuorten työpajan asiakashallintajärjestelmä 
• Hellewi; ilmoittautumisohjelma 
• Wilma; Yhteistietojärjestelmä tiedotukseen 
• Kirjastojärjestelmä; Päijät-Hämeen kaupunkien ja kuntien yhteisrekisteri 
• Timle; tilavarausohjelmisto (mm. Liikuntapaikat, tennis / padel)
• Ura järjestelmä; TE-palveluiden asiakastietorekisteri, KEHA-keskuksen ylläpitämä 
• ATMT asiakastietojärjestelmä; korvaa Ura järjestelmän  
• Ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmä 
• Dynasty; Asikkala-lisä päätökset, päätökset työnhakijaksi epäämisestä
• Kesätyösetelien käsittely (excel)
• Liukuestejako (excel)